68 %
des DM hors horaires restent sans réponse
Les DM de 22 h
Une cliente écrit après son travail. Pas de réponse avant le lendemain midi — elle a déjà réservé ailleurs. Sur ~80 demandes Instagram par mois, seules 10 à 15 deviennent des rendez-vous.
2 places d'onboarding disponibles ce mois-ci
Vos DM, vos appels manqués,vos heures creuses,deviennent des rendez-vous.
BotFlow IA installe Sofia, votre assistante IA bilingue FR · PT · EN. Elle répond 24/7 sur WhatsApp et Instagram, qualifie vos clientes, réserve dans Planity ou Treatwell, relance les no-show et fait revenir vos anciennes clientes.
Conforme RGPD · Hébergement 100 % Europe
Connecté aux outils de votre clinique
Planity, Treatwell, Zolmi, WhatsApp, Instagram.
Sécurisé RGPD, hébergé en Europe.
- Planity
- Treatwell
- Zolmi
- Booksy
- Doctolib Pro
- Phorest
- WhatsApp Business
- Instagram DM
🇪🇺 Données hébergées en Europe — Scaleway · OVH · Hetzner — DPA signé, RGPD natif
Ce que vous perdez chaque mois
Chaque DM ignoré, c'est un rendez-vous chez la concurrente.
15–20 %
de no-show sur un agenda non confirmé
Les no-show silencieux
Un créneau Hydrafacial vide à 14 h ne se rattrape jamais. À 15–20 % de no-show, une clinique 3 praticiens laisse plusieurs milliers d'euros par mois s'évaporer.
6 mois
sans relance = cliente perdue
Les clientes dormantes
Madame Garcia n'est pas revenue depuis 5 mois. Personne n'a le temps de la relancer. Sans suivi, la majorité des clientes ponctuelles ne reprennent jamais rendez-vous.
Pendant ce temps, votre équipe est en cabine — c'est son métier. Répondre à minuit, confirmer, relancer : c'est celui de Sofia.
Comment Sofia travaille
De la cliente curieuse au rendez-vous confirmé.
DM / WhatsApp
Une cliente écrit à 22 h
Sofia répond
En FR, PT ou EN — qualifie le soin, le budget, l'urgence
RDV réservé
Lien Planity / Treatwell envoyé, créneau confirmé
Relances auto
Confirmation J-1 et H-2, relance no-show sous 30 min
Avis Google
Demande d'avis à J+3, réactivation à M+3
Nos 4 offres
Le système complet pour remplir votre agenda en pilote auto.
Sofia — Agent d'accueil 24/7
Plus aucun DM sans réponse, même le dimanche à minuit.
Sofia répond sur Instagram et WhatsApp, connaît vos soins, vos tarifs et vos contre-indications, et envoie le lien de réservation connecté à votre agenda Planity ou Treatwell.
Visibilité IA Locale (AEO)
Quand on demande « meilleure clinique près de chez moi » à ChatGPT, c'est vous.
Vos clientes ne cherchent plus sur Google : elles demandent à ChatGPT, Perplexity ou Apple Intelligence. On optimise vos données pour que les IA recommandent votre établissement.
Machine à Contenus Instagram / TikTok
5 posts par semaine, sans agence créa ni soirées montage.
Vous prenez la photo avant/après, remplissez un mini-formulaire. L'IA génère script vidéo, légende et hashtags locaux en 2 minutes.
Réactivation & Suivi Client
Vos trous d'agenda se comblent tout seuls.
Sofia scanne votre base clientes et relance celles qui doivent revenir (Hydrafacial M+3, soin M+1). À J+3, elle prend des nouvelles et demande un avis Google.
Notre procédé
De l'audit au déploiement, sans rien casser.
Audit gratuit — 30 min
On comprend votre clinique, vos soins, vos sources de leads. On calcule ensemble le CA que vous perdez en no-show et DM ignorés.
Cartographie
Analyse de vos flux : Instagram, Planity, Treatwell, base clientes. On identifie les fuites de CA prioritaires.
Entraînement de Sofia
Sofia apprend votre carte de soins, vos tarifs, vos contre-indications, votre ton. Connexion WhatsApp Business, Instagram et votre agenda.
Déploiement en 14 jours
Mise en production progressive (10 % du trafic → 100 %), formation de votre équipe en 1 h, dashboard de suivi.
Pilotage continu
Suivi mensuel des KPI : RDV générés, € récupérés, satisfaction. Sofia évolue avec vos nouveaux soins et vos saisons.
Résultats moyens constatés
Ce que nos cliniques observent après 30 jours.
- −82 %
- de no-show
- +34 %
- de RDV qualifiés depuis Instagram
- −15 h
- par semaine au secrétariat
- 27 j
- de ROI moyen sur le setup
Moyennes observées chez nos cliniques équipées — les résultats varient selon l'établissement et ne sont jamais garantis.
Cas représentatifs — scénarios types construits à partir des résultats moyens constatés, anonymisés.
Sofia · WhatsApp & InstaMédecine esthétique · Paris
Clinique 3 praticiens — les DM de nuit convertissent
Sofia répond en FR et PT, qualifie les demandes (botox, peeling, Hydrafacial) et envoie le lien Planity.
- ×3
- RDV depuis Instagram
- < 1 min
- temps de réponse
- 22 h–7 h
- conversion nocturne
Anti no-showInstitut de beauté · Lisboa
Institut bord de mer — no-show divisé par 5
Confirmation WhatsApp J-1 et H-2, relance sous 30 min, liste d'attente intelligente : le créneau libéré est comblé en moins d'une heure.
- −82 %
- no-show
- +7 100 €
- récupérés / mois
- 27 j
- ROI atteint
RéactivationClinique esthétique · Cascais
Base clientes endormie — réveillée automatiquement
Scan de la base : Hydrafacial M+3, botox M+4. Message personnalisé trilingue avec créneau direct.
- +38 %
- récurrence clientes
- ×4
- avis Google / mois
- 3 h
- gagnées / jour
Machine à contenusSpa premium · Bordeaux
De 0 à 5 posts par semaine, sans agence
Photo avant/après + mini-formulaire → script vidéo, légende et hashtags générés en 2 minutes.
- ×5
- volume de contenu
- +62 %
- reach Instagram
- 2 min
- création / post
Tarifs
Trois packs, un seul objectif : votre agenda plein.
Garantie 30 jours satisfait ou remboursé sur le setup · Engagement 12 mois · Prix HT
Starter
Sofia seule — l'essentiel pour ne plus rater un DM
1 990 € HT setup
+ 290 € HT / mois
Déploiement 14 jours
- Sofia 24/7 sur WhatsApp & Instagram
- Qualification automatique des demandes
- Réservation Planity / Treatwell
- Relances no-show sous 30 min
- FR · PT · EN
Growth
Sofia + visibilité IA + contenus — le moteur de croissance
3 990 € HT setup
+ 590 € HT / mois
Déploiement 21 jours
- Tout le pack Starter
- Visibilité IA Locale (AEO)
- Machine à Contenus Instagram / TikTok
- 5 posts générés / semaine
- Reporting mensuel
Full Stack
Les 4 offres + bot vocal + dashboard BI
6 990 € HT setup
+ 990 € HT / mois
Déploiement 30–45 jours
- Tout le pack Growth
- Réactivation & Suivi Client
- Bot vocal pour appels manqués
- Dashboard BI (CA récupéré, KPI)
- Pilotage prioritaire
L'audit gratuit de 30 min sert justement à choisir le bon pack — venez avec vos chiffres, repartez avec un plan.
Questions fréquentes
Tout savoir avant de démarrer.
Vous gérez une clinique esthétique, un institut de beauté, un spa ou un cabinet de médecine esthétique ? Voici les questions qu'on nous pose le plus souvent. Pour le reste, l'audit gratuit de 30 min existe pour ça.
Combien de temps pour déployer Sofia dans ma clinique ?
Pack Starter (Sofia seule) : 14 jours. Pack Growth : 21 jours. Pack Full Stack : 30 à 45 jours. Chaque projet démarre par un audit gratuit de 30 minutes pour calculer vos pertes actuelles (no-show, DM non répondus) et fixer un calendrier réaliste. ROI moyen constaté : 27 jours.
Est-ce compatible avec Planity, Treatwell ou Zolmi ?
Oui. France : Planity, Treatwell, Doctolib Pro, Calenso. Portugal : Treatwell, Zolmi, Booksy, Phorest. Médecine esthétique : Logos, Julie, Veasy, OrisLine. Messagerie : WhatsApp Business API officielle et Instagram DM via l'API Meta. Si vous utilisez un autre outil, on vérifie la passerelle dès l'audit.
Mes données clientes et photos avant/après sont-elles en sécurité ?
Hébergement 100 % européen (Scaleway Paris, OVH Roubaix, Hetzner Allemagne). RGPD : DPA signé, registre des traitements, droit à l'oubli automatisé. Chiffrement WhatsApp de bout en bout et base AES-256. Photos avant/après : consentement écrit explicite, stockage chiffré. Vos données ne servent jamais à entraîner des modèles publics.
Est-ce que Sofia parle portugais et anglais pour les touristes ?
Oui — c'est même un argument majeur au Portugal. Français, portugais européen et anglais, avec détection automatique de la langue dès le premier message. Sofia répond dans la langue de la cliente, à Paris comme à Lisbonne ou Cascais.
Combien ça coûte ?
Starter : 1 990 € HT de setup + 290 € HT/mois. Growth : 3 990 € + 590 €/mois. Full Stack : 6 990 € + 990 €/mois. Engagement 12 mois, garantie 30 jours satisfait ou remboursé sur le setup. L'audit gratuit de 30 min — sans engagement — sert à choisir le bon pack.
Sofia va-t-elle remplacer ma secrétaire ?
Non. Sofia gère ce que votre équipe ne peut pas faire : répondre à 22 h un dimanche, qualifier 80 DM en parallèle, relancer les clientes inactives depuis 3 mois. Votre secrétaire accueille les patientes, gère les paiements et soigne la relation. Résultat : moins de stress, plus de rendez-vous.
Et la déontologie médicale ?
Nos scripts sont validés par un avocat santé/RGPD. Sofia ne fait aucune promesse de résultat (Art. R4127-13 du Code de la santé publique), aucun comparatif tarifaire public, mentionne les contre-indications et redirige tout cas complexe vers le praticien. En médecine esthétique régulée, validation finale avec votre praticien référent avant lancement.
Quels résultats puis-je espérer le premier mois ?
Résultats moyens constatés chez nos cliniques sur 30 jours : −82 % de no-show, +34 % de RDV qualifiés depuis Instagram, −15 h par semaine au secrétariat, ROI moyen en 27 jours. Ces chiffres sont des moyennes observées, jamais une garantie — votre audit chiffrera votre potentiel réel.
Audit gratuit · 30 min · sans engagement
Réservez votre audit gratuit, repartez avec votre plan chiffré.
30 minutes en visio. On calcule ensemble ce que votre clinique perd chaque mois en DM ignorés et no-show — et ce que Sofia peut récupérer. Garantie 30 jours satisfait ou remboursé sur le setup.
Vous préférez être recontactée ?
Laissez-nous vos coordonnées — réponse sous 24 h ouvrées.